Werken met de flowchart: ‘Deze werkwijze heeft onze keten versterkt’

Als netwerk kun je het dementieproces van iemand met dementie en de benodigde ondersteuning van het netwerk in kaart brengen met de flowchart. Het Netwerk Dementiezorg Zoetermeer heeft daar goede ervaringen mee. ‘Het maakt de aandachtspunten inzichtelijk en het zorgt voor plezier en actieve betrokkenheid. Als netwerk kun je het als rode draad gebruiken in alles wat je doet.’

Met een flowchart breng je met elkaar het ‘wie doet wat wanneer’ in kaart per fase van het dementieproces. Die doe je samen met de persoon met dementie en/of diens mantelzorger. Het gaat hierbij om de niet-pluis- en diagnosefase, het leven met dementie, stervensfase en nazorg. 

Wat zijn de voordelen van de flowchart?

Het maakt de overdrachtsmomenten zichtbaar
‘Wat je vaak ziet in netwerken is dat de ketenregisseur heel actief aan de slag moet om iedereen te betrekken,’ vertelt Mirjam Biemans. Ze is onder andere netwerkcoördinator kwetsbare ouderen voor de Stichting Eerstelijnszorg in Zoetermeer. ‘Door een flowchart te maken, gaan alle deelnemers actief aan de slag waardoor iedereen zich meer eigenaar voelt. Het is een heel andere dynamiek als je staat in plaats van zit, en met elkaar post-its op flapovers plakt. Wat ik verder mooi vind is dat een flowchart niet alleen de aandachtspunten zichtbaar maakt, maar bijvoorbeeld ook de overdrachtsmomenten. Je ontrafelt het hele proces met elkaar. Ik gun eigenlijk elk netwerk dit proces zo met elkaar te ervaren. ‘

‘Je gebruikt het ook als reflectietool’
‘Een flowchart is een dynamisch document dat je met de groep blijft updaten,’ vertelt Annemieke Schipper, verpleegkundig specialist van de geheugenpoli van het LangeLand Ziekenhuis in Zoetermeer. ‘Het is echt een continu proces. Waar staan we nu met de patiënt? Wie is waar verantwoordelijk voor? Doorlopen we het op de juiste manier? Een flowchart is meteen ook een goed instrument om mee te evalueren.’

Meer inzicht in elkaars werkwijze
Annemieke: ‘Je krijgt daarnaast meer inzicht in wat de andere professionals precies doen. Vaak denk je dat het allemaal wel weet van elkaar. Maar wanneer je in gesprek gaat voor zo’n flowchart, merk je dat dat helemaal niet zo is. Ik was bijvoorbeeld betrokken bij het in kaart brengen van de diagnosefase. Als betrokkenen bij de diagnostiek, dachten we dat we op dezelfde manier de diagnostiek uitvoerden. We beschreven onze individuele processen, kregen feedback en stelden vragen aan elkaar. Hierdoor ontdekten we verschillen en kregen we veel meer inzicht in elkaars werkwijze.’

Handig bij wetswijzigingen
De flowchart komt ook goed van pas bij toekomstige ontwikkelingen,’ vertelt Carole Groenescheij, ketenregisseur van het netwerk van Vierstroom Zorg Thuis, Zoetermeer. ‘Stel er komt een wetswijziging of een ander type bekostiging voor het multidisciplinaire overleg, dan kun je de flowchart erbij pakken. ‘Je kunt dan gelijk zien aan welke knoppen je moet draaien, wat waar nou effect op heeft. Zo voorkom je ook gelijk dat je dingen vergeet.’

Wat zijn de tips?

1. Zorg voor een externe procesbegeleider. Mirjam: ‘Wat ik goed vond werken is dat Dementiezorg voor Elkaar de procesbegeleiding op zich heeft genomen. Het is van toegevoegde waarde dat zoiets door een externe partij gebeurt. Dat zorgt toch voor een andere sfeer en setting dan dat iemand het uit het eigen netwerk zou doen.‘  Carole: ‘Het is belangrijk dat het hierbij gaat om iemand met kennis die ook methodieken en handvatten kan aanreiken. ‘ Annemieke: ‘Een procesbegeleider helpt ook om het tempo erin te houden. Soms wordt steeds weer dezelfde discussie gevoerd. Als je niet oppast blijf je daarin hangen. Je moet ook verder met elkaar.’
2. Zorg dat je voldoende tijd uittrekt. Carole: ‘Je moet hier zeker wel een jaar voor uittrekken. Daarnaast is het belangrijk om iedereen goed aangehaakt en op de hoogte te houden. Hier kan de procesbegeleider ook een belangrijke rol in spelen.’ 
3. Laat de flowchart echt de rode draad zijn voor jullie samenwerking. Mirjam: ‘Het is belangrijk om goed de afweging te maken hoe je flowchart wilt gebruiken. Het is echt zonde om het eenmalig in kaart te brengen en er daarna niets meer mee doet. Daarvoor is het een te grote tijdsinvestering. ’
4. Zorg voor voldoende commitment. ‘Commitment voor het aangaan van zo’n proces is een belangrijke voorwaarde,’ benadrukt Annemieke. ‘Bij ons was die er. Bij de uitwerking van de fasen was er altijd wel een afgevaardigde van een ketenpartner aanwezig. Die was ook goed voorbereid, waardoor niet steeds opnieuw de bedoeling uitgelegd hoefde te worden.’ Carole: ‘Voor de commitment is het belangrijk dat je doelen en verwachtingen helder maakt. Zo vaar je direct dezelfde koers.’ 
5. Zorg dat de randvoorwaarden op orde zijn. Carole: ‘Als je zo’n proces aangaat, moet je ook goed gefaciliteerd worden. Bijvoorbeeld doordat je voldoende uren krijgt. De tijdsinvestering is best fors, maar het levert ook heel veel op. Juist doordat je bewust aan de slag gaat met kijken of je de juiste dingen doet met elkaar en of je geen dingen dubbel doet.’
6. Betrek de persoon met dementie en/of mantelzorger vanaf het begin. Carole: ‘Het is belangrijk om dit echt vanaf het begin te doen. Wij hebben gaandeweg ontdekt dat we de persoon met dementie eerder hadden moeten betrekken. Daarbij werkt het goed om bijvoorbeeld de mantelzorger een persoonlijk verhaal te laten vertellen. Zo krijgen de netwerkdeelnemers de beleving goed mee.’
7. Gebruik de flowchart om te prioriteren. Annemieke: ‘Wanneer je naar de aandachtspunten kijkt, kun je samen prioriteren. Dan is het slim om vooral ook te kijken naar de knelpunten die je snel kunt oplossen. Dat motiveert. Daarbij is het belangrijk om vooral ook samen met de persoon met dementie en/of diens mantelzorger te beslissen. Wat wil de persoon met dementie graag het snelst opgelost zien?’